Taken
Taken
Een digitaal to-do-lijstje voor losse acties: terugbellen, mailen, een afspraak maken of een eigen reminder. Koppel ze aan een offerte, werkbon of factuur.
Niet alles wat je moet doen past in een offerte, werkbon of factuur. "Bel Jansen terug over die ketel", "mail offerte na", "afspraak inplannen voor voorjaarsonderhoud" — dat zijn taken. Een takenlijst is geen agenda, maar een to-do van losse acties die je voor jezelf of een collega vastlegt.
Waar vind je taken?
Taken hebben twee plekken in de app:
- Algemeen taken-overzicht — alle taken in één lijst, met filters voor status.
- Op het relatiedossier — onder het tabblad Taken zie je alleen de taken die direct gekoppeld zijn aan documenten van die klant.
Vóór een klantbezoek even het relatiedossier openen — daar zie je openstaande taken voor deze klant zodat je niets vergeet te bespreken.
Een taak aanmaken
- Klik op Aanmaken in het taken-overzicht.
- Kies een Type (deze bepaalt het icoon en de aard van de taak):
- Bellen
- Afspraak maken
- To-Do (algemene actie)
- Vul de overige velden in:
- Onderwerp — kort en duidelijk ("Bel Jansen over offerte").
- Toegewezen aan (optioneel) — jezelf of een collega.
- Deadline — datum en tijd waarop de taak uiterlijk klaar moet zijn.
- Duur — 15 min / 30 min / 1 uur / Hele dag / Anders.
- Koppelen aan — Geen, Offerte, Werkbon of Factuur. Door te koppelen verschijnt de taak ook bij dat document én op het relatiedossier van die klant.
- Omschrijving (optioneel) — extra context.
- Klik op Opslaan, Opslaan en sluiten of Opslaan en nieuw (handig als je meerdere taken achter elkaar invoert).
Een taak heeft geen los "Relatie"-veld. De koppeling met een relatie loopt altijd via een offerte, werkbon of factuur die je in Koppelen aan kiest.
De statussen
| Status | Wat betekent het |
|---|---|
| Open | Nog te doen. |
| Vervallen | Deadline verstreken zonder dat de taak is afgerond. |
| Afgerond | Klaar. |
| Geannuleerd | Niet meer relevant of teruggetrokken. |
In het hoofdmenu zie je rechtsboven (in de header) een teller-icoon dat verwijst naar vervallen taken — handig om in één oogopslag te zien of je achterloopt.
Een taak afhandelen
- Open de taak.
- Voer de actie uit (bel, mail, plan in).
- Klik op Afronden zodra het is gedaan.
Taken voor collega's
Werk je met meerdere mensen? Wijs taken toe via het veld Toegewezen aan. Een collega ziet de taken die op zijn naam staan in zijn eigen takenlijst.
Voor langer werk dat een datum, tijd en agenda nodig heeft (bijvoorbeeld een installatieklus van een halve dag) gebruik je liever een werkbon met planning. Taken zijn voor losse, korte acties.
Taken in je dagelijkse werk
Een paar gebruiksscenario's:
- Bellen — klant belt met een vraag die je later moet beantwoorden, leg direct een Bellen-taak vast met deadline.
- E-mail — offerte verstuurd, plan een E-mail-taak voor "vriendelijk natelefoneren over offerte 000123" en koppel 'm aan de offerte.
- Afspraak maken — gespreksverslag in een Afspraak-taak voordat je 'm omzet in een werkbon.
- To-Do — voor jezelf: "morgen vorstvrijhouders meenemen", "boekhouder vragen om btw-advies".