Inplannen en uitvoeren

Een werkbon zonder planning blijft hangen. Mijn Kantoor op Zak werkt met een slimme inplanningsflow: je stuurt de klant een uitnodiging en die kiest zelf een tijdstip dat past — direct in jouw agenda. Geen vijf keer mailen meer.

Hoe werkt het?

De werkbon doorloopt vier fasen, vastgelegd in de werkbonworkflow:

1. Afspraak uitnodigen — klant krijgt een mail met een link om zelf een tijdstip te kiezen.
2. Afspraak bevestigd — klant heeft een tijdstip gekozen, jij krijgt een bevestiging.
3. (Optioneel) Afspraak geannuleerd — als klant of jij de afspraak terugtrekt.
4. Werk afgerond — nadat het werk klaar is.

Klant zelf laten inplannen

1. Open de werkbon vanuit de werkbonnen-lijst.
2. Klik op Versturen of de juiste actieknop om de uitnodiging te versturen.
3. De klant ontvangt een mail met een persoonlijke link naar een online inplan-pagina.
4. Klant kiest een tijdstip uit jouw beschikbare slots.
5. Zodra hij bevestigt, verschijnt de werkbon op je planning en krijg je een bevestiging in je logboek.

In de werkbonworkflow bepaal je:

• Hoe lang de uitnodiging geldig is (standaard 14 dagen).
• Of de klant zijn afspraak achteraf nog mag wijzigen.
• Tot wanneer wijzigen mag (bv. tot 48 uur voor de afspraak).
• De mailteksten in elke fase.

Zelf inplannen (zonder klant erbij)

Wil je een werkbon direct zelf inplannen — bijvoorbeeld voor een vaste klant met wie je dat al hebt afgesproken?

1. Open de werkbon.
2. Klik in het Planning-blok op het pen-icoon.
3. Vul datum, tijd en agenda (medewerker) in.
4. Sla op.

De werkbon krijgt status Ingepland en verschijnt direct op de planning, zonder dat de klant nog hoeft te kiezen.

Statussen tijdens uitvoering

In de werkbonnenlijst kun je filteren op:

• Nieuw — aangemaakt, nog geen uitnodiging verstuurd.
• Uitgenodigd — uitnodiging verstuurd, klant moet nog tijdstip kiezen.
• Ingepland — datum en agenda zijn vastgelegd.
• Werkzaamheden afgerond — werk is klaar.
• Afgerond — volledig afgehandeld.
• Geannuleerd — teruggetrokken.

Meerwerk en extra materialen toevoegen

Vrijwel elke klus heeft wel verrassingen. Een leiding die toch lekt, een onderdeel dat vervangen moet, een extra slang die je vanuit de bus erbij hebt gepakt.

Ter plaatse voeg je dit eenvoudig toe:

1. Open de werkbon.
2. Open het Materialen-blok via het pen-icoon.
3. Voeg een extra materiaal of werkzaamheid toe.
4. Vul aantal en het juiste product in.

Deze extra regels worden automatisch onderdeel van de werkbon, zodat je ze straks ook netjes terugziet bij het factureren.

Werkbon dupliceren

Heb je een werkbon die op een latere datum opnieuw moet gebeuren (bijvoorbeeld een terugkerende onderhoudsklus)?

1. Open de werkbon.
2. Klik op Extra acties → Dupliceer werkbon.
3. Plan de nieuwe werkbon op de gewenste datum.