Werkbonworkflow
De werkbonworkflow is de slimme inplanflow: je klant ontvangt een mail met een link en kiest zelf een tijdstip dat past — direct in jouw agenda. In plaats van vijf keer mailen om een afspraak te plannen, regelt de klant het zelf.
Workflow openen
Te vinden via Instellingen → Werkbonnen → Instellingen. Klik op Standaard om de standaardworkflow te bewerken, of Toevoegen voor een nieuwe.
Algemene instellingen
- Titel bovenaan de werkbon — meestal "Werkbon".
- Sjabloon voor werkbon — standaard sjabloon voor nieuwe werkbonnen.
Afspraakinstellingen
Hier zit de slimme functionaliteit:
- Klant plant zelf een afspraak in — klanten ontvangen een mail met een link om online een tijdstip te kiezen.
- Klant mag afspraak wijzigen — klanten kunnen later online de afspraak verzetten.
- Wijzigen kan tot — bijvoorbeeld 48 uur voor de afspraak.
Vier fasen
De werkbonworkflow doorloopt vier fasen, elk met eigen mailteksten en stappen:
1. Afspraak uitnodigen
- Uitnodiging versturen (Dag 0 / Direct) — uitnodiging naar de klant met de link om zelf in te plannen.
- Herinnering sturen (na X dagen) — als de klant na een week nog niet heeft ingepland, gaat er automatisch een vriendelijke herinnering uit.
Per stap pas je het onderwerp en het bericht in de e-mail aan.
2. Afspraak bevestigd
Bevestigingsmail nadat de klant een tijdstip heeft gekozen — handig om de afspraak nog eens kort op een rij te zetten en eventueel praktische info mee te sturen ("zorg dat de cv-ruimte vrij is").
3. Afspraak geannuleerd
Wat er gebeurt als klant of jij de afspraak terugtrekt. Bijvoorbeeld een mail die uitnodigt tot opnieuw inplannen.
4. Werk afgerond
Eventuele follow-up mail nadat het werk klaar is (dankje-mail, verzoek om review, instructies voor onderhoud).
Meerdere werkbonworkflows
Werk je met verschillende type werk (bv. spoed vs reguliere planning)?
- Klik op Toevoegen in de Werkboninstellingen-lijst.
- Geef de workflow een naam.
- Pas afspraakinstellingen en mailteksten aan.
- Sla op.
Breng het in de praktijk
- Werkbon zelf laten inplannen door klant: Werkbon inplannen en uitvoeren.
- Werkbon-sjablonen: Sjablonen.