Offerteworkflow
De offerteworkflow bepaalt hoe een offerte zijn weg naar de klant aflegt — verzending, vervaltermijn, online accepteren en welke mailteksten je gebruikt op de belangrijke momenten.
Een keer goed instellen, daarna rolt elke offerte er hetzelfde uit.
Workflow openen
Te vinden via Instellingen → Offertes → Instellingen. Klik op Standaard om de standaardworkflow te bewerken, of Toevoegen voor een nieuwe.
Algemene instellingen
- Titel op offertes — meestal "Offerte".
- BTW tonen op offerte — of de btw-uitsplitsing zichtbaar is op de offerte.
- Online weergave offertes — of klanten de offerte online kunnen bekijken via een persoonlijke link.
- Online accepteren en tekenen — of klanten online kunnen accepteren én ondertekenen.
Doorstuur instellingen
Kopieën van offertes naar een vast adres doorsturen — handig als een tweede paar ogen elke offerte moet zien.
Stappen
De offerteworkflow heeft twee fasen:
Verzending (Dag 0)
- Offerte vervalt na X dagen — standaard 14.
- Offerte tekst (boven tabel) — de begeleidende tekst boven de regelopgave op de offerte zelf.
- Offerte tekst (onder tabel) — de afsluitende tekst onder de regelopgave (bv. "Wij hopen op een passend voorstel").
- E-mailbericht bij de factuur — het bericht in de mail waarmee de offerte verstuurd wordt.
Geaccepteerd
Wat er gebeurt zodra de klant accepteert. Bijvoorbeeld een bevestigingsmail naar jezelf of een follow-up actie.
Meerdere offerteworkflows
Werk je voor verschillende type klanten met andere voorwaarden of teksten?
- Klik op Toevoegen in de Offerteinstellingen-lijst.
- Geef de workflow een naam (bv. "Zakelijk" of "Particulier").
- Pas dagen en teksten aan.
- Sla op.
Per relatie kies je via Bewerken → Instellingen → Document Instellingen welke offerteworkflow standaard wordt gebruikt.
Breng het in de praktijk
- Online accepteren in actie: Versturen en statussen.
- De offerte-wizard: Offerte-wizard.
- Workflow per relatie: Het relatiedossier.