Versturen en statussen
Een verstuurde offerte stuur je niet als losse PDF over de mail. Je klant krijgt een nette mail met een link, opent de offerte online, en accepteert of weigert met één klik. Jij ziet meteen in Mijn Kantoor op Zak wat er gebeurt.
Een offerte versturen
- Open de offerte vanuit de offertes-lijst.
- Klik linksboven op Versturen.
- Controleer het ontvangersadres en het standaardbericht. Je kunt het bericht aanpassen — bijvoorbeeld een persoonlijke noot toevoegen.
- Klik op Versturen.
Je klant krijgt een mail met een link naar de online offerte. Daarop ziet hij een nette weergave in jouw huisstijl, met een knop om te accepteren of weigeren.
Een offerte downloaden
Heb je een klant die liever een PDF heeft, of wil je 'm aan een dossier toevoegen?
- Open de offerte.
- Klik op Downloaden als... → PDF Offerte.
- De download start direct.
Statussen — wat betekent wat?
In de offertes-lijst kun je filteren op status. Je ziet de status ook bovenin elke offerte als een gekleurd label.
| Status | Wat betekent het |
|---|---|
| Concept | Je werkt nog aan de offerte. Niet zichtbaar voor de klant. |
| Openstaand | Verstuurd, wacht op reactie van de klant. |
| Geaccepteerd | Klant heeft online geaccepteerd. Tijd om aan de slag te gaan. |
| Geweigerd | Klant heeft geweigerd. De offerte blijft bewaard. |
| Verlopen | Geldigheidsdatum is verstreken zonder reactie. |
| Ingepland | Offerte staat klaar om automatisch op de offertedatum verstuurd te worden. |
| Gefactureerd | Er is een factuur gemaakt op basis van deze offerte. |
Zien wat de klant doet
In het blok Offertegegevens staat:
- Verstuurd op — wanneer de mail naar de klant ging.
- Bekeken door klant — of en wanneer de klant de online offerte heeft geopend.
Het volledige verhaal vind je in het Logboek rechts in beeld: elke versturing, elke statuswijziging, elke handmatige actie staat daar op datum.
Een offerte opnieuw versturen
Geen reactie gehad? Dan kun je de offerte opnieuw versturen:
- Open de offerte.
- Klik op Versturen → Offerte opnieuw versturen.
- Pas eventueel het bericht aan ("vriendelijke reminder...") en klik op versturen.
Een offerte verwijderen
Verkeerde gegevens, of de klant heeft afgehaakt voordat je 'm verstuurde? Verwijderen kan via Extra acties → Offerte verwijderen.
Een offerte aanmaken
Stel een offerte op met klantgegevens en regels uit je productcatalogus. Mijn Kantoor op Zak vult zoveel mogelijk automatisch in zodat je snel klaar bent.
Van offerte naar werkbon of factuur
Een geaccepteerde offerte zet je met één klik om in een werkbon of een factuur. Je hoeft niets opnieuw in te tikken.