Van offerte naar werkbon of factuur

Zodra je klant ja heeft gezegd, hoef je geen losse werkbon of factuur op te stellen. Mijn Kantoor op Zak neemt alle regels uit de offerte mee en maakt er in één klik het volgende document van. Geen overtikken, geen typefouten.

Wanneer kies je een werkbon, wanneer een factuur?

• Werkbon — als je nog werk gaat uitvoeren. Je registreert tijdens of na het werk wat er precies is gedaan en welke materialen zijn gebruikt. Daarna factureer je vanuit de werkbon.
• Factuur — als de klus al is afgerond en je direct kunt factureren, of als het een leveringsklus is zonder werk (bijvoorbeeld alleen een product).

Een werkbon maken vanuit een offerte

1. Open de geaccepteerde offerte.
2. Klik op Extra acties → Werkbon maken.
3. Mijn Kantoor op Zak maakt een nieuwe werkbon aan met:
   • Dezelfde klant en adres
   • Alle regels uit de offerte (arbeid + materialen)
   • Een verwijzing terug naar de offerte
4. Vul aan: planningsdatum, agenda (welke medewerker), eventuele extra werkzaamheden of materialen die ter plaatse blijken.
5. Voer de werkzaamheden uit en rond de werkbon af zodra het werk klaar is.

De offerte krijgt automatisch de status Ingepland. Vanuit de werkbon ga je later naar de factuur.

Een factuur maken vanuit een offerte

1. Open de geaccepteerde offerte.
2. Klik linksboven op Factureer offerte.
3. Mijn Kantoor op Zak maakt een nieuwe factuur aan met:
   • Dezelfde klant
   • Alle regels uit de offerte (1-op-1 overgenomen)
   • Een verwijzing terug naar de offerte
4. Controleer de factuurregels en de factuurdatum.
5. Verstuur de factuur naar je klant.

De offerte krijgt automatisch de status Gefactureerd.

Wat als de werkelijke klus afwijkt van de offerte?

Dat gebeurt — je breekt een leiding open en blijkt extra werk nodig. Geen probleem:

• Werk je via een werkbon? Voeg de extra uren of materialen daar gewoon bij (eventueel via de checklist op locatie). De factuur die je later opstelt op basis van de werkbon, gebruikt de werkelijke werkbon-regels — niet de oorspronkelijke offerteregels.
• Werk je direct met een factuur? Pas de factuurregels aan vóór je 'm verstuurt.

De relatie blijft zichtbaar

Op zowel de werkbon als de factuur zie je een verwijzing naar de oorspronkelijke offerte (in het logboek en bovenaan het document). Andersom zie je vanuit de offerte ook welke werkbon en factuur erbij horen — handig voor jezelf én voor de boekhouder.