Factuurworkflow
De factuurworkflow is het draaiboek dat Mijn Kantoor op Zak volgt nadat een factuur is aangemaakt. Wanneer wordt 'm verstuurd, na hoeveel dagen herinnert het systeem de klant, welke teksten staan er in elke mail, welke betaaltermijn geldt — dat alles vat de workflow samen.
Eén keer goed instellen, en je systeem doet de rest. Geen losse mails meer typen, geen herinneringen vergeten, geen "wat staat ook alweer in onze betalingsvoorwaarden".
Workflow openen
Te vinden via Instellingen → Facturatie → Instellingen. Klik op Standaard om de standaardworkflow te bewerken, of Toevoegen voor een nieuwe (bijvoorbeeld voor een specifieke klantgroep).
Algemene instellingen
- Titel op factuur — meestal "Factuur".
- URL-factuur — wordt automatisch meegestuurd zodat de klant de factuur online kan bekijken en betalen.
Betaalinstellingen
- Automatische incasso — koppel een incassoflow.
- Online betaalmethoden — welke methodes klanten kunnen gebruiken (iDEAL, creditcard, etc.). Zie Online betaalmethoden.
Doorstuur instellingen
Stuur kopieën van facturen automatisch door naar bijvoorbeeld je boekhouder.
Verzending en herinneringen
Op een tijdlijn vanaf Dag 0 (de verzenddag) plaats je acties. De standaardconfiguratie:
| Stap | Standaarddag | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| Verzending | Dag 0 | Factuur gaat naar de klant. Standaard verloopt 'm 14 dagen later. |
| 1e herinnering | Dag 16 | Vriendelijke reminder, twee dagen na vervaldatum. |
| 2e herinnering | Dag 35 | Stevigere toon. |
| Aanmaning | Dag 44 | Formele laatste waarschuwing. |
Per stap pas je aan: dag, mailtekst en factuurtekst.
Meerdere factuurworkflows
Werk je met verschillende doelgroepen (bijvoorbeeld particulieren én VvE's met andere betaaltermijnen)?
- Klik op Toevoegen in de Factuurinstellingen-lijst.
- Geef de workflow een herkenbare naam (bv. "VvE — 30 dagen").
- Pas dagen, bedragen en teksten aan.
- Sla op.
Per relatie kies je vervolgens via Bewerken → Instellingen → Document Instellingen welke factuurworkflow standaard wordt gebruikt.
Wanneer pas je een workflow aan?
- Bij start — de standaardteksten en -dagen zijn een goed beginpunt, pas ze aan op je eigen toon.
- Bij branchewissel — als je een nieuwe doelgroep krijgt.
- Bij wettelijke wijzigingen — als regels rond herinneringen of incasso veranderen.
- Bij ervaring — merk je dat klanten te traag betalen? Verschuif de herinneringen vooruit.
Breng het in de praktijk
- Statussen die uit deze workflow voortkomen: Facturatie overzicht.
- Herinneringen handmatig of in bulk versturen: Herinneringen en aanmaningen.
- Workflow per relatie kiezen: Het relatiedossier.