Herinneringen en aanmaningen

Een verlopen factuur is niet leuk, maar wel onderdeel van het vak. In Mijn Kantoor op Zak heb je drie hulpmiddelen: de status-overview, automatische herinneringen en handmatige aanmaningen.

Wie staat er rood?

Filter de facturenlijst op Verlopen om in één oogopslag te zien welke facturen over de vervaldatum zijn. De lijst laat zien:

• Hoe lang de factuur al openstaat
• Welke klant het is
• Het openstaande bedrag

Automatische herinneringen

Mijn Kantoor op Zak kan automatisch herinneringen en een aanmaning sturen op vaste dagen vanaf het verzenden van de factuur. Standaard ziet de tijdlijn er zo uit:

Je past dit aan via Instellingen → Facturatie → Instellingen en klikt op de Standaard-workflow. Per stap kun je de dag, het e-mailbericht en de inhoud aanpassen.

Zodra een factuur een drempel passeert, gaat er automatisch een mail naar de klant. De factuur krijgt status Herinnerd.

Bulk: meerdere herinneringen tegelijk

Wil je in één keer voor meerdere openstaande facturen een herinnering versturen?

1. Ga naar de facturen-lijst.
2. Vink meerdere facturen aan met de checkbox links.
3. Klik onderaan op Verzend herinneringen.

De geselecteerde facturen krijgen een herinneringsmail volgens de tekst uit je workflow.

Wanneer ga je naar een aanmaning?

Een aanmaning is een formele laatste waarschuwing voordat je incasso-stappen onderneemt. Wettelijk gezien:

• Tussen herinnering en aanmaning moet minimaal 14 dagen zitten.
• In de aanmaning vermeld je expliciet dat je incasso-kosten gaat berekenen als er nu niet betaald wordt.
• Voor consumenten gelden andere regels dan voor bedrijven — check de regels van het ministerie als je twijfelt.

Wat als de klant nog steeds niet betaalt?

Heb je herinneringen en een aanmaning verstuurd zonder reactie? Dan zijn er een paar opties:

1. Bel de klant op — vaak los je het in vijf minuten op. Soms zit er een terechte reden achter (factuur klopt niet, klant zit in liquiditeitsproblemen).
2. Tref een betalingsregeling — registreer gedeeltelijke betalingen en spreek af in termijnen.
3. Schakel een incassobureau in — voor hardnekkige gevallen. Mijn Kantoor op Zak heeft geen directe koppeling, maar je kunt facturen exporteren naar het incassobureau van je keuze.
4. Schrijf de factuur af als oninbaar — als je echt niets meer kunt verwachten.

Het logboek vertelt het hele verhaal

Bij elke factuur staat rechts een logboek met:

• Wanneer de factuur is verstuurd
• Wanneer er herinneringen zijn gestuurd
• Welke betalingen er zijn binnengekomen
• Statuswijzigingen door de tijd heen

Voor jezelf én voor je boekhouder is dat goud waard — bij een eventuele dispuut heb je het hele verhaal in één oogopslag.