Het relatiedossier

Het relatiedossier is je dashboard per klant. Klik op een relatie en je ziet in één oogopslag waar je staat met deze klant. Handig vóór een afspraak om snel bij te lezen, of als je per maand wilt zien wat er speelt.

Het dossier openen

1. Ga naar Relaties in de navigatie.
2. Klik op de naam van de klant.

Je komt op het overzicht van die relatie. Helemaal links zie je een verticale balk met tabbladen, in het midden de informatie en rechts notities en een logboek.

De tabbladen (links)

Het dossier heeft een verticaal tabblad-menu links met deze onderdelen:

Achter de tabs verschijnt een teller (bijvoorbeeld "Abonnementen 1", "Facturen 3", "Taken 4") zodat je snel ziet waar wat speelt.

Klantgegevens — wat staat er?

Op het Klantgegevens-tabblad vind je drie secties:

Informatie

De basisgegevens: type (Bedrijf / Particulier / Leverancier), klantcode, klantnummer, naam, adres, e-mail, telefoonnummer en mobiel nummer. Rechts naast de sectiekop zie je eventuele relatiegroepen als gekleurde tag.

Hoofd contactpersoon

De persoon die standaard op documenten wordt vermeld. Als de relatie meerdere contactpersonen heeft, kun je hier zien wie de standaard is. Voor zakelijke klanten is dit vaak de eigenaar of administratie-contact.

Administratief

Hier staan de vaste afspraken voor facturatie:

• Factuuradres — als facturen naar een ander adres gaan dan het vestigingsadres.
• Ter afname van — voor doorbelasting (bijvoorbeeld een VvE die op een specifieke afnemer factureert).
• Verzending — per e-mail of zelf versturen.
• Betaalmethode — online, bankoverschrijving of pin/contant.
• Betaaltermijn — bijvoorbeeld 14 of 30 dagen.
• UBL-factuur — wel of niet automatisch meesturen voor de boekhouding van je klant.

Automatische incasso

Heeft deze klant een abonnement met automatische incasso? Dan staat hier de incassomachtiging vermeld. Een machtiging is de schriftelijke toestemming van de klant om periodiek geld van zijn rekening af te schrijven — verplicht volgens SEPA-regels.

In Mijn Kantoor op Zak verloopt dit via Mollie: de klant tekent de machtiging digitaal bij de eerste factuur, en daarna worden vervolgfacturen automatisch geïncasseerd. Geen herinneringen meer nodig, geen klanten die "vergeten" te betalen.

Op het dossier zie je per machtiging:

• De status (Actief, Ingetrokken of In afwachting).
• De datum waarop de machtiging is afgegeven.
• De abonnementen die er gebruik van maken.

Trekt een klant de machtiging in? Dan vervalt de automatische incasso en moet je vanaf dat moment weer per factuur incasseren of een nieuwe machtiging vragen.

Omzetcijfers

Onderaan de Klantgegevens-pagina zie je drie tegels met financiële kerncijfers:

• Openstaand — wat de klant op dit moment nog moet betalen.
• Omzet huidig jaar — gefactureerde omzet dit kalenderjaar.
• Totale omzet — gefactureerde omzet over de hele looptijd.

Notities en logboek (rechts)

Rechts in het dossier staan twee panelen:

• Notities — voeg interne aantekeningen toe over de klant. Klik op het plus-icoon om een notitie aan te maken. Alleen zichtbaar voor jou en je collega's.
• Logboek — alle activiteiten op de relatie zelf (aangemaakt, gewijzigd, gearchiveerd).

Nieuwe documenten aanmaken vanuit het dossier

Rechtsboven het dossier zit een Aanmaken-dropdown waarmee je direct een offerte, werkbon, factuur of ander document voor deze klant aanmaakt. Klant en adres staan dan al ingevuld.

Klantgegevens aanpassen

1. Klik rechtsboven op Bewerken.
2. Het bewerkscherm heeft drie tabbladen:
   • Algemeen — type, naam, KvK, btw, adres, hoofd contactpersoon.
   • Instellingen — verzendwijze, betaalwijze en standaard factuur/offerte-instellingen.
   • Overige — relatiegroepen en interne opmerking.
3. Sla op met Opslaan of Opslaan en sluiten.

Relatie archiveren

Werk je niet meer met een klant? Dan kun je de relatie archiveren. De relatie verdwijnt uit je actieve lijst maar blijft bewaard — inclusief alle gekoppelde offertes, werkbonnen en facturen. Je kunt een gearchiveerde relatie altijd weer activeren.

Hoe archiveer je een relatie?

1. Open het relatiedossier.
2. Klik rechtsboven op het meer-menu (drie puntjes).
3. Kies Archiveren.
4. Bevestig in het pop-upvenster.

Voorwaarde: geen openstaande facturen

Je kunt een relatie alleen archiveren als er geen openstaande facturen meer zijn. Het systeem controleert dit automatisch: als er nog onbetaalde facturen zijn, krijg je een melding in het bevestigingsvenster en kun je niet verder.

Heb je nog openstaande facturen? Los die eerst op:

• Wacht op betaling — zodra de klant betaalt en de factuur op "Betaald" staat, kun je archiveren.
• Markeer als betaald — als de betaling al binnen is maar nog niet verwerkt, kun je de factuur handmatig als betaald markeren via het factuuroverzicht.
• Crediteer de factuur — gaat het om een testfactuur of een foutief aangemaakt bedrag? Maak dan een creditfactuur aan. De openstaande factuur wordt dan afgeboekt en je kunt archiveren.

Meerdere relaties tegelijk archiveren

Wil je in één keer meerdere relaties opruimen? Dat kan via de relatielijst:

1. Ga naar Relaties.
2. Vink de relaties aan die je wilt archiveren — onderin verschijnt een actiebalk.
3. Klik op Archiveren in de actiebalk.

Dezelfde voorwaarde geldt: relaties met openstaande facturen worden overgeslagen.

Gearchiveerde relatie weer activeren

1. Ga naar Relaties en filter op Gearchiveerd.
2. Open de relatie en klik rechtsboven op het meer-menu, kies Activeren. Of selecteer meerdere relaties tegelijk en gebruik Activeren in de actiebalk.