Relaties importeren

Begin je net met Mijn Kantoor op Zak en heb je al een klantenbestand in Excel of CSV? In plaats van handmatig overtypen kun je het bestand in één keer importeren. De wizard helpt je door vier stappen.

Importeren starten

1. Ga naar Relaties in de navigatie.
2. Klik rechtsboven op Extra acties → Relaties importeren.

De importeer-wizard opent met vier stappen bovenaan:

1. Bestand uploaden
2. Selecteer koppen
3. Kolommen selecteren
4. Gegevens controleren

Stap 1: Bestand uploaden

Op het scherm zie je een voorbeeldtabel met de kolommen die het systeem verwacht — onder andere:

• Klantcode, Type (Bedrijf / Particulier / Leverancier), Bedrijfsnaam
• Contactpersoon: aanhef, voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, mobiel
• Adres: land, postcode, adresregel, plaats
• Afwijkend factuuradres (Ja/Nee), inclusief alle factuur-contactpersoon en adresvelden

Vergelijk je eigen bestand met deze kolommen. Klik daarna op Selecteer bestand en upload een .xlsx-, .xls- of .csv-bestand.

Stap 2: Selecteer koppen

Het systeem leest je bestand en toont de inhoud. Markeer welke rij de kolomkoppen bevat (vaak rij 1) zodat het systeem weet welke kolomnaam bij welke gegevens hoort.

Stap 3: Kolommen selecteren

Voor elk veld in Mijn Kantoor op Zak kies je welke kolom uit jouw Excel-bestand erbij hoort. De kolomnamen in je bestand maken niet uit — je hoeft niets te hernoemen, je koppelt ze gewoon aan de juiste plek. Bijvoorbeeld:

• Veld Bedrijfsnaam → kolom "Klantnaam" uit jouw bestand.
• Veld Postcode → kolom "Postal code".
• Veld BTW-nummer → kolom "Btw nr".

Heb je een veld waar in jouw bestand geen kolom voor is? Laat 'm leeg of sla 'm over — je kunt het later handmatig invullen op de relatie zelf.

Stap 4: Gegevens controleren

Het systeem toont een voorbeeld van wat er geïmporteerd gaat worden. Loop door de lijst:

• Kloppen de namen, adressen en KvK-nummers?
• Staan bedrijven als Bedrijf en particulieren als Particulier ingedeeld?
• Worden contactpersonen aan de juiste relatie gekoppeld?

Als alles klopt, bevestig je de import. De relaties verschijnen direct in je relaties-lijst.

Wat als de import fouten geeft?

Komt een rij niet door? Vaak zit het in:

• Verplichte velden ontbreken (bv. Bedrijfsnaam).
• Verkeerd type (bv. een tekst in een datumveld).
• Ongeldige KvK- of btw-nummers.

Pas je bronbestand aan en probeer 't opnieuw — al geïmporteerde relaties blijven gewoon staan.

Breng het in de praktijk

• Handmatig een relatie toevoegen: Een relatie toevoegen.
• Producten importeren: Productcatalogus.