Klantgroepen en typen

Met 10 klanten kun je iedereen nog uit je hoofd onthouden. Met 100 of 1000 niet meer. Klantgroepen helpen je relaties te ordenen en te filteren — bijvoorbeeld om een korting per groep in te stellen of om in één keer iedereen uit een groep te benaderen.

Bedrijf versus particulier

Op het relatiedossier staat het type klant. Dit bepaalt:

• Bedrijf — KvK- en btw-nummer worden getoond, btw kan onder voorwaarden verlegd worden.
• Particulier — geen KvK, btw is altijd inclusief.

Het type kies je bij het aanmaken van de relatie. Wijzigen kan later via Klantgegevens → Bewerken, maar wees voorzichtig: het beïnvloedt ook hoe oude facturen geinterpreteerd worden door je boekhouder.

Wat zijn klantgroepen?

Een klantgroep is een label dat je aan een klant hangt. Bijvoorbeeld:

• "VvE's" — voor verenigingen van eigenaren
• "Particulier onderhoud" — voor de losse particulier
• "Aannemers" — voor zakelijke partners
• "Spoed" — voor klanten met een spoedcontract

Je kunt zelf klantgroepen aanmaken in Instellingen → Productbeheer of vanuit het relatiedossier.

Een klantgroep gebruiken

Klantgroepen helpen op twee manieren:

1. Filteren in de relatielijst

Op de relaties-pagina klik je op Toon filters en kies je een klantgroep. Je ziet dan alleen die klanten.

2. Andere standaardinstellingen

Per klantgroep kun je verschillende offerte- of factuurinstellingen koppelen — andere betaaltermijnen, andere mailteksten, andere huisstijl.

Een klant aan een groep koppelen

1. Open het relatiedossier.
2. Klik bij Klantgegevens op Bewerken.
3. Kies een klantgroep uit de lijst.
4. Sla op.

Klantcode en klantnummer

Elke relatie heeft twee identificaties:

• Klantcode — je eigen klantnummer dat je vrij kunt invullen. Handig als je het klantnummer uit een ander systeem (bijvoorbeeld je oude boekhoudpakket of CRM) wilt overnemen, zodat je dezelfde nummering blijft hanteren.
• Klantnummer — een oplopend nummer dat Mijn Kantoor op Zak zelf bijhoudt. Je vindt 'm terug op offertes, werkbonnen en facturen.

Beide zijn doorzoekbaar in de relatielijst.