Een relatie toevoegen

Een nieuwe klant aanmaken duurt maar even. Voor bedrijven hoef je vaak alleen de naam te typen — de rest haalt Mijn Kantoor op Zak automatisch op uit het KvK-register.

Een nieuwe relatie starten

1. Ga naar Relaties in de navigatie.
2. Klik rechtsboven op Aanmaken.
3. Op het bewerk-scherm kies je het Type: Bedrijf, Particulier of Leverancier.

Tab 1: Algemeen

Algemene informatie

• Type — Bedrijf, Particulier of Leverancier (kies via de drie buttons).
• Bedrijfsnaam (of naam voor particulier) — voor bedrijven kun je in dit veld zoeken in het KvK-register.
• KvK-nummer (optioneel) — wordt automatisch ingevuld bij KvK-zoekopdracht.
• BTW-nummer (optioneel).
• E-mailadres (optioneel).
• Telefoonnummer (optioneel).
• Mobiel nummer (optioneel).
• Klantcode (optioneel) — je eigen klantnummer, bijvoorbeeld om de nummering uit een ander systeem (oud boekhoudpakket of CRM) over te nemen.

Contactpersoon

Onder de algemene informatie kies je het hoofdcontactpersoon. Heeft de klant nog geen contactpersonen? Klik dan op + Contactpersoon toevoegen. Voor particulieren is de contactpersoon vaak gewoon de klant zelf.

Adres

Het vestigingsadres van de klant — wordt gebruikt op werkbonnen en documenten:

• Land (standaard Nederland)
• Postcode, Huisnummer, Toevoeging
• Straat, Plaats

Moet de factuur naar een ander adres? Vink rechtsboven Factuur naar ander adres versturen aan — dan verschijnt er een aparte sectie Factuuradres met dezelfde velden. Met de knoppen Kopieer van algemene gegevens of Wis gegevens maak je het invullen makkelijker.

Tab 2: Instellingen

Hier leg je vast hoe deze specifieke klant documenten ontvangt en betaalt:

Hoe versturen we documenten?

• Verzendwijze — E-mail of Zelf verzenden (bv. per post).
• Digitale factuur meesturen — Ja of Nee. Voegt een UBL-factuur toe als bijlage zodat de klant deze direct in zijn boekhouding kan inlezen.

Hoe betaalt de klant?

• Betaalwijze — Online, Bankoverschrijving of Pin/Contant.
• Bij Bankoverschrijving: vul Rekeningnummer en Accounthouder in.

Document Instellingen

• Factuurinstellingen — kies welke factuurworkflow standaard voor deze klant geldt.
• Offerteinstellingen — kies welke offerteworkflow standaard voor deze klant geldt.

Beide kunnen op "Geen instellingen geselecteerd" staan — dan gebruikt het systeem de standaardworkflow.

Tab 3: Overige

Relatiegroepen (optioneel)

Hier deel je de klant in groepen, bijvoorbeeld "Particulier", "Zakelijk" of "VIP". Handig om later snel te filteren of om standaardinstellingen per groep te koppelen. Zie Relatiegroepen.

Opmerking

Een interne notitie over deze klant. Alleen zichtbaar voor jou en je collega's — niet voor de klant zelf.

Een leverancier toevoegen

Een leverancier maak je aan op precies dezelfde manier als een klant — kies alleen Leverancier als Type. Mijn Kantoor op Zak gebruikt dezelfde relatie-vorm voor klanten en leveranciers.

Een relatie archiveren

Klant niet meer actief, of je wilt 'm uit je dagelijkse lijst halen?

1. Open het relatiedossier.
2. Klik op Extra acties rechtsboven.
3. Kies Archiveren.
4. De relatie staat vanaf nu onder het filter Gearchiveerd.