Een werkbon aanmaken

Een werkbon maak je voor elke klus die je uitvoert — van een uurtje storingsdienst tot een meerdaagse renovatie. Hoe sneller je 'm aanmaakt, hoe minder gedoe je later hebt met factureren.

Drie manieren om te starten

1. Vanuit een geaccepteerde offerte — open de offerte en klik op Extra acties → Werkbon maken. Klant en regels worden meteen overgenomen.
2. Direct nieuw aanmaken — ga naar Werkbonnen en klik op Aanmaken. Begin met een leeg formulier.
3. Vanuit een template — klik op Vanuit template voor klussen die je vaker doet (bv. cv-onderhoud).

Stap 1: Klant en locatie

1. Klik op Selecteer een klant.
2. Zoek op naam, KvK-nummer of e-mailadres.
3. Vul eventueel een referentie in — bijvoorbeeld het ordernummer van de klant of een huisnummer.
4. Het werkadres komt automatisch uit het klantdossier. Klopt het niet? Pas het aan in dit scherm.

Stap 2: Werkzaamheden toevoegen

Werkzaamheden zijn een takenlijst voor de medewerker — wat moet er gebeuren ter plaatse. Ze hebben geen prijs en komen niet apart op de factuur. Ze helpen je collega op locatie te weten wat er moet gebeuren.

1. Klik in het blok Werkzaamheden op het pen-icoon.
2. Klik op Werkzaamheid toevoegen.
3. Vul een titel in (bijvoorbeeld "Cv-ketel onderhoud").
4. Voeg eventueel een omschrijving toe met meer detail.
5. Voeg meer werkzaamheden toe als de klus uit meerdere stappen bestaat.

Stap 3: Materialen toevoegen

Materialen zijn de regels die je daadwerkelijk in rekening brengt — zowel arbeidsuren (als product 'Arbeidsloon') als gebruikte materialen.

1. Klik in het blok Materialen op het pen-icoon.
2. Kies Materiaal toevoegen voor een lege regel, of Product toevoegen om direct een product uit je catalogus te kiezen.
3. Vul per regel aantal en product/omschrijving in.

Stap 4: Checklists (optioneel)

Een checklist is een vragenlijst of inspectielijst die de medewerker op locatie invult. Niet alleen vinkjes — ook tekstvelden, foto's, ja/nee-vragen, getallen en handtekeningen kunnen erin. Daarmee leg je gestructureerd vast wat er bij de klus is gemeten, gecontroleerd of vervangen.

Waar gebruik je ze voor?

• Onderhoudsbeurten — vaste set controlepunten (bijvoorbeeld CV-onderhoud: rookgas-meting, druk-controle, filterstand, lekcontrole).
• Veiligheidsinspecties — verplichte checks die je achteraf moet kunnen aantonen (NEN-keuringen, gascontroles, gastest na ketelvervanging).
• Opnames vooraf — situatie inventariseren voor offerte of werk (badkamer-opname, lekkage-rapport).
• Oplevering — eindcontrole vóór de klant tekent (alles werkt, geen lekkages, ruimte schoon achtergelaten).
• Garantie en service — bewijs dat het volgens norm is uitgevoerd, voor je eigen dossier én richting de klant.

Wat kun je in een checklist zetten?

Een checklist is opgebouwd uit secties met velden. Je kunt onder andere:

• Korte teksten en lange notities laten invullen.
• Getallen vragen (bijvoorbeeld druk in bar, temperatuur in °C).
• Ja/nee-vragen of meerkeuzes stellen.
• Foto's laten maken op locatie (handig als bewijs of voor je eigen dossier).
• Een handtekening van de klant of medewerker laten zetten.
• Velden verplicht stellen, zodat de klus pas afgerond kan worden als alles ingevuld is.

Hoe werkt het in de praktijk?

1. Rechts op de werkbon vind je het blok Checklists.
2. Koppel een checklist (deze maak je éénmalig aan via Formulieren).
3. De medewerker opent de checklist op locatie via het medewerkerportaal op telefoon of tablet.
4. Hij vult de velden in tijdens de klus en maakt foto's waar nodig.
5. Bij het afronden zie je de status (Niet ingevuld / Gedeeltelijk / Voltooid) op de werkbon.
6. Het ingevulde formulier komt mee in de PDF die je naar de klant stuurt of in je archief bewaart.

Opslaan

Sla de werkbon op via de Opslaan-knop in de modal. De werkbon krijgt automatisch een nummer en de status Nieuw. Vanaf hier kun je hem inplannen of uitvoeren.