Een abonnement aanmaken

Een abonnement is je recept voor terugkerende facturen — en optioneel ook terugkerende werkbonnen. Eén keer instellen, en het systeem regelt elke periode automatisch wat er moet gebeuren.

Stap 1: Klantgegevens

1. Ga naar Abonnementen en klik op Aanmaken.
2. Kies de relatie.
3. Vul een omschrijving in voor jezelf — bijvoorbeeld "Cv-onderhoud Jansen" of "VPS hosting".
4. Stel de looptijd in:
   • Startdatum (ingangsdatum)
   • Einddatum of onbepaalde tijd

Het abonnement krijgt automatisch een nummer en je kunt rechts ook kiezen welke huisstijl ervoor wordt gebruikt.

Stap 2: Facturatie-instellingen

In het Facturatie-blok bepaal je hoe en hoe vaak er facturen uitgaan:

• Factuurinstellingen — kies een factuurworkflow (bijvoorbeeld Standaard).
• Frequentie — hoe vaak er een factuur wordt aangemaakt, bijvoorbeeld:
  • Eens elke maand
  • Eens elk kwartaal
  • Eens elk half jaar
  • Eens elk jaar
• Verzending — kies wat er gebeurt zodra een nieuwe factuur is aangemaakt:
  • Klaarzetten ter controle — factuur staat klaar als concept, jij verstuurt 'm zelf na een korte check.
  • Automatisch versturen — factuur gaat direct naar je klant volgens het schema in de workflow.

Stap 3: Werkzaamheden (optioneel)

Naast facturen kan een abonnement ook automatisch werkbonnen genereren — handig als bij het abonnement bijvoorbeeld een jaarlijkse onderhoudsbeurt of inspectie hoort.

In het Werkzaamheden-blok leg je vast:

• Werkboninstellingen — kies een werkbonworkflow.
• Sjabloon — kies een werkbon-template met vaste werkzaamheden, materialen en checklist.
• Frequentie — hoe vaak er een werkbon wordt aangemaakt (bijv. eens elk jaar voor jaarlijks onderhoud).

Bij elke periode genereert het systeem dan automatisch een werkbon volgens het sjabloon, klaar om in te plannen.

Stap 4: Producten

Voeg de regels toe die op elke factuur komen:

• Omschrijving (zoals de klant 'm op de factuur ziet)
• Aantal
• Prijs
• BTW-tarief

Net als bij offertes en werkbonnen kun je producten uit je productcatalogus kiezen of handmatig invullen. Het subtotaal, de btw en het eindtotaal worden automatisch berekend.

Stap 5: Opslaan

Sla op met Opslaan of Opslaan en sluiten. Het abonnement krijgt status Actief.

Komende facturen vooruit zien

Op het abonnement zie je een tijdlijn met de komende facturen — meestal de eerstvolgende drie plus "en zo verder". Zo zie je in één oogopslag wanneer er weer iets wordt aangemaakt.

Eerstvolgende factuur

Op de aangegeven factuurdatum maakt Mijn Kantoor op Zak automatisch een factuur. Wat er vervolgens gebeurt hangt af van de Verzending-instelling die je hebt gekozen — concept of automatisch versturen.